「メモ」と「ノート」の違いって?② より効果的に使うために

 
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以前、「メモとノートの違いって?① うまく使い分けて情報を整理しよう」
という記事を書きました。
 
こちらです↓
 
皆さんのカバンには何冊のノートが入っていますか? 一冊に全ての情報をまとめたり、複数で書く情報を分けていたりと 使い方はそれぞれだと思います。 それでは、そこに書いてあるのは 「メモ」と「ノート」、どちらなのでしょうか? メモとノートは、よく似ているようで 実は全く違うものなのです。
 
今回は、メモとノートの違いにより深く踏み込みながら、
メモとノート、それぞれをうまく使い分けるタイミングについても
お話ししていきたいと思います。
 
 
 

「メモ」とは何か

 
辞書によると、「メモ」の定義は以下の通りとなります。
 

忘れないように要点を書き留めること。また、書き留めたもの。覚え書き。

「会議のメモをとる」「談話をメモする」「メモ用紙」

参考:goo辞書

 
これを受け、筆者が考える「メモ」は以下のようなものです。
 

サッと素早く書くもの

 
「メモ」とは、思いついたこと、考えたこと、
その他いろいろなことをサッと素早く書きとめておくものです。
 
仕事などで、会議の内容を簡単に書きとめたり
先輩から仕事の内容を聞きながら書くものが
「メモ」ということになります。
 

書く場所や文字の大きさは雑でOK

 
メモは、書く場所にこだわらなくても大丈夫です。
 
メモ帳もありますが、いらなくなったチラシの裏や
書き損じた書類の裏紙、切れ端など
 
とにかく書けるものであればOKです。
 
また、文字の大きさや丁寧さについても
こだわる必要はありません。
 
さらに言えば、すべてひらがな、カタカナで書いてあっても良いのです。
 
筆者も仕事柄、よくメモをしますが
 
「◯◯サマ よびだし」
「わすれもの けいたい くろ」
 
など、すべてひらがなで書くことがほとんどです。
 
ひらがな、カタカナのほうが画数が少ないので
短時間で書けるのですね。
 
このあたりは、先述した「サッと素早く書くもの」とも関連します。
 

すぐに捨てて良いもの

 
メモは、用事が済んだら捨てても良いものです。
 
仕事などでも、「◯◯さんに電話」というメモを残したとしても
その電話を済ませてしまえば、メモは捨てても大丈夫ですよね。
 
むしろ、いらないメモを残しておく方が
 
「この用事はもう済ませたんだっけ?」
 
と混乱する原因になるので、
いらなくなったメモはバンバン捨ててしまいましょう。
 
 

「ノート」とは何か

 
辞書によると、「ノート」の定義は以下の通りとなります。
 

書き留めること。また、書き留めたもの。記録。手記。覚え書き。「ノートをとる」

参考:goo辞書

 
これを受け、筆者が考える「ノート」は以下のようなものです。
 

じっくり考えて書くもの

 
メモが「サッと素早く書くもの」だとすれば、
ノートは「じっくり考えて丁寧に書くもの」だと言えるでしょう。
 
詳しくは後述するのですが、
「ノート」は情報の長期保管に適しています。
 
そのため、誰がいつ見てもわかりやすいように
ノートはじっくりと丁寧に作っていきましょう。
 

文字の位置、大きさは見やすいように揃える

 
先ほど、「ノートはじっくり考えて書くもの」だと述べました。
その際、より見やすくなるように気をつけて
ノートをとっていく必要があります。
 
ノートを見やすくするために大切なのは、以下の2点です。
 
・文字の大きさを揃える
・文頭や文字の位置を揃える
 
ほとんどのノートには罫線が入っていますから、
その罫線にそって文字を書いていけば、自然と文字の大きさは揃うと思います。
 
しかし、さらに「文字の位置を揃える」ということを意識するだけで
より見やすいノートにすることができるのです。
 
たとえば、本文の文頭は見出しの文頭よりも1文字下げて書くのがおすすめです。
 
こうすることで、書いた本人だけではなく
違う人がノートを見ても、
 
「ここは見出しなんだ」
「ここは本文なんだ」
 
と理解しやすくなります。
 

書かれた情報を長く残しておけるもの

 
みなさんも経験があると思いますが、
定期テストの際、教科書だけではなく、自分のノートを見て勉強しますよね。
 
その際のノートが、小さな紙切れをかき集めたものだったり
チラシの裏に乱雑に書かれたりしているものだったりしたら、
 
「これで必要な情報は揃ってるのかな?」
「どこまでが、この問題の解法なのかわからない…」
 
という状態になってしまいます。
 
そうならないために、ノートはメモとは違って
適当な紙に書かず、しっかりと背表紙が綴じられたノートや
バインダーに綴じられたルーズリーフを使って書いていくのです。
 
このように、ノートは「長く残しておきたい情報」を
書いておくのに適したものだと言えます。
 
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「メモ」と「ノート」はどう使い分けるべき?

 
ここまで、「メモ」と「ノート」の違いについて説明してきましたが
具体的に、メモとノートはどのように使い分けていけば良いのでしょうか。
 
使い分ける際に大切なことは、
 
・メモは整理し、いらないものは捨てる
・重要度はメモ<ノート
 
という2点になります。
 
それでは、ひとつずつ説明していきます。
 

メモはそのままにせず必ず整理する

 
今、手元にはどれだけのメモがありますか?
その中で、本当に必要なものはいくつあるのでしょうか。
 
それを知るために、メモは定期的に整理していきましょう。
 
手元にあるメモをひとつずつ見て、
すでに終わった要件や、キャンセルになったものなど
この先使わないものは捨ててしまいましょう。
 
これで、本当に必要なメモだけが手元に残ります。
 

長く残しておきたい情報はノートにまとめ直す

 
残ったメモの中で、仕事の手順を記したものなど
長く残しておきたい情報は、必ずノートにまとめておきましょう。
 
たとえば、新入社員や新しくバイトを始めた方などは
メモすることがいっぱいあるはず。
 
しかし、そのような状況では、
先輩や上司の話を聞きながらメモをする場合がほとんどですし、
あとからメモを書き足すこともあるため
手元のメモはかなり乱雑になってしまいます。
 
これでは、必要になったときにメモを見返しても
どこに何が書いてあるかわからず、必要な情報がサッと探せません。
(筆者も同じ経験をしたことがあります)
 
そのため、空いた時間を見つけて
長く残しておきたい情報は、こまめにノートに写しておきましょう。
 
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まとめ

 
いかがでしたか?
 
「メモ」と「ノート」、普段は一緒に考えてしまいがちですが
実はこんなにも違う特徴をもっているのですね。
 
それぞれの特徴を把握して、
上手に使い分けていきましょう!
 
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